最近，一個(gè)在互聯(lián)網(wǎng)公司上班，做平面設(shè)計(jì)工作的朋友抱怨，平時(shí)經(jīng)常收到各個(gè)部門的設(shè)計(jì)任務(wù)，每個(gè)任務(wù)都催得很急。所以，她有些招架不住，因?yàn)榉植磺迥膫€(gè)是真的急，所以只能誰催得急，就先做誰的。其實(shí)，她這樣的處理方式，對(duì)公司整體工作的推進(jìn)來說，是非常不利的。

在解決這個(gè)問題之前，我們可以先一起模擬一個(gè)架構(gòu)：把“公司”看作是一片待開發(fā)的土地；把“項(xiàng)目”看作是土地上的樓盤、花園、停車場、健身房等等；把“任務(wù)”看作是蓋樓、建花園這些工作。

“公司”為了快速回收資金，必然會(huì)催促每一個(gè)“項(xiàng)目”都能同時(shí)、并行完成。所以，如果你是那個(gè)平面設(shè)計(jì)師，只是把自己放在“任務(wù)”這個(gè)維度里，那自然就像是革命的一塊磚，哪里有需要就往哪里搬。

誠然，如果公司的組織架構(gòu)清晰完整，這個(gè)在“任務(wù)”維度中的員工不會(huì)有什么問題，但是實(shí)際上，很公司為了節(jié)約開支，往往是同時(shí)接受多個(gè)任務(wù)，甚至一人身兼多職，自然就會(huì)出現(xiàn)這位朋友一樣的困擾。

但是，如果我們換一個(gè)角度來看問題，將自己從“任務(wù)”角色的維度，拔高到“項(xiàng)目”成員的高度，也就是把自己從"搬磚"的角色，上升到"蓋樓"的角色，自然會(huì)對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的整體規(guī)劃做一些了解，從而更加容易識(shí)別其優(yōu)先級(jí)，也更利于自己對(duì)手頭的“任務(wù)”進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序，進(jìn)而有條不紊的開展工作。

當(dāng)然，作為一名普通的職員，要了解項(xiàng)目的全貌，可能需要一定的權(quán)限。所以我建議，將她的困擾反饋到公司管理層，讓自己積極參與到項(xiàng)目中去，從而使自己充分的掌控項(xiàng)目中與自己有關(guān)的那部分任務(wù)的進(jìn)度，而不是被動(dòng)接受任務(wù)。

我們今天不聊怎么反饋，重點(diǎn)說一下如何建立項(xiàng)目管理思維。工作實(shí)踐告訴我們，有一個(gè)健康的思維意識(shí)，才是改變困境的前提。

01、認(rèn)清流程、任務(wù)、問題，各個(gè)擊破高效工作

著名的管理學(xué)圖書《流程圣經(jīng)：讓流程自動(dòng)管理績效》中提到，公司最重要的績效，首先是組織、流程層面的績效，其次才是崗位績效。項(xiàng)目的臨時(shí)性，讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)這個(gè)組織的每個(gè)崗位都有一個(gè)明確而共同的目標(biāo)。

因此，一個(gè)項(xiàng)目要達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，就需要這個(gè)項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)成員都可以理解這個(gè)項(xiàng)目中的流程、任務(wù)、問題及其相互之間的邏輯關(guān)系，才能讓各個(gè)團(tuán)隊(duì)成員緊密配合，真正實(shí)現(xiàn)讓流程自動(dòng)管理績效。

筆者認(rèn)為，無論是否置身于項(xiàng)目，一個(gè)好的工作管理，應(yīng)該具備以下幾個(gè)要素：

1、有明確的歸屬關(guān)系，從而判斷主次輕重，確定優(yōu)先級(jí)；

2、有明確的工作目標(biāo)與要求，讓結(jié)果很直觀的呈現(xiàn)；

3、有明確的優(yōu)先級(jí)：最主要的作用是確定當(dāng)前最迫切的任務(wù)；

4、有明確的負(fù)責(zé)人與協(xié)助人：幫你在協(xié)調(diào)工作時(shí)，找對(duì)人，做對(duì)事；

5、有明確開始與結(jié)束的時(shí)間節(jié)點(diǎn)：確定工期，以預(yù)計(jì)任務(wù)進(jìn)度；

6、有明確的狀態(tài)：明確任務(wù)是未開始、已開始、已結(jié)束中的哪種狀態(tài)，利于協(xié)調(diào)；

7、適合歷史查閱：日報(bào)、周報(bào)、月報(bào)、年度總結(jié)都可以有跡可循，便于復(fù)盤與回顧。

例如，如果用項(xiàng)目管理的思維來辦一場婚禮。則應(yīng)將其需要準(zhǔn)備的事項(xiàng)視為有一定歸屬關(guān)系的任務(wù)，從而列出任務(wù)明細(xì)和時(shí)間表，比如籌辦一場婚禮，當(dāng)婚禮日期確定后，什么時(shí)候拍婚紗照、確定宴席名單、備齊婚禮所需的物品、發(fā)送請?zhí)堎e客。都是有一定先后順序，邏輯關(guān)系的。只有按照以上這些要素列進(jìn)任務(wù)表，才會(huì)忙而不亂。

而如果我們的是項(xiàng)目研發(fā)一款數(shù)碼相機(jī)，那么在公司決定開發(fā)這款產(chǎn)品的時(shí)候，往往需要先進(jìn)行前期的市場調(diào)研、可行性分析，然后充分進(jìn)行可行性評(píng)審，才決定立項(xiàng)、開案等，同時(shí)會(huì)指定項(xiàng)目經(jīng)理、確定項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)各個(gè)負(fù)責(zé)人等。除了可行性評(píng)估，期間還會(huì)有研發(fā)計(jì)劃評(píng)審，結(jié)構(gòu)開發(fā)評(píng)審，電子開發(fā)評(píng)審，試生產(chǎn)評(píng)審，量產(chǎn)評(píng)審等。

而且，這個(gè)階段的各種評(píng)審都有公司既定的流程，都有嚴(yán)格的先后順序。因此，只有遵從相關(guān)的流程，完成相關(guān)的任務(wù)，才能順利讓該項(xiàng)目向前推進(jìn)。而項(xiàng)目經(jīng)理在安排項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)，就會(huì)根據(jù)這些流程、任務(wù)的關(guān)聯(lián)性，設(shè)置Schedules(時(shí)間表)，并逐個(gè)完成。

只是無論是工作上，還是生活上，很多時(shí)候都會(huì)出現(xiàn)計(jì)劃趕不上變化的情況，因此，就需要我們能夠有項(xiàng)目管理的流程思維、問題思維。遇到流程問題，就按照流程處理，遇到問題，就需要有臨時(shí)對(duì)策、永久對(duì)策，并各個(gè)擊破，才能使項(xiàng)目進(jìn)度盡在掌握。

02、分解工作任務(wù)，穩(wěn)扎穩(wěn)打步步為營

如上文所述，項(xiàng)目管理可以分解為多個(gè)項(xiàng)目任務(wù)，同時(shí)在推進(jìn)的過程中，不僅需要符合現(xiàn)有的流程，而且需要充分考慮其與任務(wù)的關(guān)聯(lián)性，因此每個(gè)項(xiàng)目成員都需要綜合認(rèn)知完成這件事的整體概貌、階段和步驟，然后將它們分解成一個(gè)個(gè)能夠看到具體成果的任務(wù)，并且在整個(gè)過程中可以隨時(shí)地監(jiān)控它的完成進(jìn)展和狀態(tài)。

在這方面，用項(xiàng)目管理的WBS（工作分解結(jié)構(gòu)）來分解各個(gè)層級(jí)任務(wù)的關(guān)聯(lián)性、邏輯關(guān)系，是運(yùn)用該種項(xiàng)目思維的關(guān)鍵所在。目前，項(xiàng)目管理的軟件也非常多，例如最早的甘特圖、project，以及近年的各種辦公軟件，包括阿里釘釘、騰訊的企業(yè)微信、字節(jié)跳動(dòng)推出的飛書等，都融入了一些項(xiàng)目管理的元素。

這些軟件，對(duì)于提高人們?nèi)粘５墓ぷ餍?，都是非常有幫助的。因此，在?xiàng)目管理過程中，善用工具也是提高工作效率的方法之一。

03、時(shí)刻準(zhǔn)備Plan B，忙而不亂處變不驚

俗話說：一顆紅星，兩個(gè)準(zhǔn)備。優(yōu)秀的管理者，都懂得制定plan B，也就是備用方案。因?yàn)橛?jì)劃中的任何事項(xiàng)的變動(dòng)，都會(huì)影響其它任務(wù)的計(jì)劃，甚至影響全局，導(dǎo)致項(xiàng)目整體進(jìn)度延誤。而B計(jì)劃在很多時(shí)候是應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)必備的計(jì)劃，也許它不一定會(huì)執(zhí)行，但是會(huì)讓你在執(zhí)行A計(jì)劃的時(shí)候更加堅(jiān)定、果斷，更會(huì)讓你具有安全感。這種風(fēng)險(xiǎn)控制思維，也可以避免我們在遇到外界因素引起的變化與異常時(shí)，驚慌失措。

總而言之，項(xiàng)目管理思維，是職場達(dá)人必備的思維模式，也是一個(gè)職場新人逐漸成熟的標(biāo)志。相關(guān)調(diào)研數(shù)據(jù)表明，即使一個(gè)人從未接觸過項(xiàng)目管理，通過長期的工作經(jīng)驗(yàn)積累，也會(huì)慢慢形成這種處理問題的方式，只是這個(gè)過程，需要付出很多不必要的代價(jià)。

最后，在任務(wù)細(xì)分上，還需要有輸入、輸出的思維。因?yàn)槔碚撋厦總€(gè)任務(wù)的完成，都是一個(gè)工作內(nèi)容輸入到工作成果輸出的過程。在世界500強(qiáng)的制造企業(yè)富士康，就有這樣一個(gè)說法，一個(gè)公司的運(yùn)轉(zhuǎn)就是系統(tǒng)，而系統(tǒng)都是流程+表單構(gòu)成的。一個(gè)公司和一個(gè)項(xiàng)目都是如此。流程是做事情的先后順序，表單是其工作成果的呈現(xiàn)。

而項(xiàng)目管理思維，就是讓我們所有的工作都有結(jié)果呈現(xiàn)的重要保障。所以，提升自己的項(xiàng)目管理思維的過程，就是不斷進(jìn)行自我成長的過程，而項(xiàng)目管理思維的形成，也是一個(gè)人走向管理層，甚至更高職位的必經(jīng)之路。

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