今天想和大家分享一下“如何提高工作的效率”，無論做什么崗位，運(yùn)營也好產(chǎn)品也好，都會對自己的工作效率感到頭疼，首先我們先看看下面的場景是不是很熟悉?！　?/p>

看到朋友圈的小紅點(diǎn)，然后刷一刷你覺得反正就一兩分鐘的事情，無所謂了。但是，你的十分鐘里有多少個(gè)一兩分鐘？　

突然被亂七八糟的東西打亂了計(jì)劃你覺得這都是別人傻逼，突然增加了你的工作量。但是，是不是你沒有規(guī)劃好呢？

做一件事的時(shí)候突然想起另一件重要的事你覺得哪個(gè)的緊迫程度更高，得先做那個(gè)，反正都一樣。但是，你有沒有考慮重新啟動的時(shí)間成本？任務(wù)的重啟需要耗費(fèi)許多額外的時(shí)間成本，如果不停地在多個(gè)工作任務(wù)之間來回倒騰，就會無形中浪費(fèi)很多的時(shí)間。如果只做一件任務(wù)，就不會有此損失，這就是為什么專注的人比不專注的人時(shí)間利用效率高得多的原因。大腦開始一件任務(wù)的時(shí)候必須要有一定時(shí)間來“熱身”。　

舉個(gè)例子：

你工作了一會之后，忽然感到一陣無聊，忍不住打開手機(jī)，五分鐘后你想起來還要繼續(xù)工作，但要回復(fù)到當(dāng)時(shí)理想的狀態(tài)，卻需要一段時(shí)間來重新集中精力，把大腦里中相關(guān)的板塊激活起來。而因?yàn)槟阃媪耸昼娛謾C(jī)之后這些板塊已經(jīng)被抑制了。如果你的這個(gè)“熱身”狀態(tài)需要十五分鐘，那么看似五分鐘的上網(wǎng)閑逛其實(shí)就花費(fèi)了二十分鐘了。

機(jī)智在這里想推薦給大家一個(gè)方法，也就是很著名的番茄工作法?！?/p>

能夠提高工作效率，提高你的專注度及避免工作被打斷。　

首先先說說番茄工作法能帶來的益處

1、時(shí)間分塊　

番茄工作法讓時(shí)間的慨念從“點(diǎn)”變成“塊”，讓我們對時(shí)間的分配變得有跡可循。使用番茄工作法可以提高對工作量的預(yù)估能力，知道“這個(gè)任務(wù)要幾個(gè)番茄完成”，而從消耗的番茄時(shí)能夠明確的能看出自己的工作效率?！?/p>

2、保持專注　

你會發(fā)現(xiàn)每個(gè)宗教都會有一個(gè)儀式感，通過儀式來增加人們的虔誠度，而番茄工作法的開始記時(shí)和結(jié)束計(jì)時(shí)也同樣，不過換個(gè)說法——專注度。儀式開始后會變得很容易專注，時(shí)間到就停下休息；休息時(shí)間結(jié)束，就繼續(xù)剛才的工作。勞逸結(jié)合的同時(shí)，即放松大腦也跟進(jìn)了時(shí)間?！?/p>

3、主動抗拒干擾　

番茄工作法的工作規(guī)律剛剛說了它就是“儀式”，儀式開始直到結(jié)束，什么都不能打斷你。通過儀式你會對時(shí)間更敏感，更尊重。番茄鐘內(nèi)的時(shí)間只能專心做目前的任務(wù)，盡量去掉干擾源，微信、QQ或郵件統(tǒng)統(tǒng)不看。同事有事找你，讓他先等著。不僅如此，還應(yīng)該要求對方做任何事情將問題和意見一次性收集和提交，碎片化他人的時(shí)間是慢性毒藥。

4、提高你的規(guī)劃能力

如果你總是被打斷，你可能需要對自己反省，到底是否真的是突發(fā)事件？看一看活動清單中標(biāo)為“U”的活動和今日“計(jì)劃外緊急”區(qū)內(nèi)的活動。透過這些條目，可以看出你在規(guī)劃階段有無規(guī)劃好活動的類型和數(shù)量，以及預(yù)估的工作時(shí)間。計(jì)劃外活動越多，預(yù)估的錯誤越多，通過每天的記錄你就能慢慢知道你有哪些地方考慮不足，然后思考問題的角度也會慢慢的變得完整。　

那么什么是番茄工作法呢？　

番茄工作法的根本目的是使人保持專注，如果你覺得自己學(xué)習(xí)某種知識或是做某項(xiàng)工作不夠?qū)Ｗr(shí)，就可以用番茄工作法，反之則不用?！　?/p>

準(zhǔn)備工具　

一個(gè)番茄計(jì)時(shí)器（一個(gè)計(jì)時(shí)的東西就行）　　

一張to do today 工作計(jì)劃表　

每天開始時(shí)填寫以下事項(xiàng)：　

小標(biāo)題，包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物。　

清單，包含今天要做的事情，并按先做和后做的順序排列?！　?/p>

表格中一部分留給“計(jì)劃外的緊急事件”。這些事件是不可預(yù)期的，但又必須 要處理的，當(dāng)他們出現(xiàn)在表格中時(shí)，可能會推翻全天的計(jì)劃?！　?/p>

一份activity inventory 活動清單由以下兩項(xiàng)組成：　　

標(biāo)題：人物，事件。　　

想到要做什么就記什么，隨處隨記。一份記錄表，用于記錄原始數(shù)據(jù)。通常情況，記錄表中包含數(shù)據(jù)、摘要、完成任務(wù)所需要的番茄時(shí)間?！　?/p>

規(guī)則　　

一個(gè)番茄鐘由25分鐘工作+5分鐘休息組成　　

每4個(gè)番茄鐘一組，之后有15-30分鐘休息時(shí)間　　

番茄鐘不可分割。沒有一半或四分之一番茄鐘　

一旦番茄鐘啟動，就必須走到響鈴　　

如果番茄鐘被明確地打斷——即中斷不可控——則番茄鐘視為無效，和沒開始過一樣，不能標(biāo)記X，完成一個(gè)番茄鐘標(biāo)記X?！　?/p>

如果番茄鐘開始后，一項(xiàng)工作提前完成，繼續(xù)檢查同一個(gè)活動，直到番茄鐘響鈴　　

保護(hù)番茄鐘。有效告知、快速協(xié)商、重新安排中斷，遵守約定，回電給中斷者?！　?/p>

超過5-7個(gè)番茄，就拆分。復(fù)雜的活動應(yīng)拆分為幾個(gè)活動?！?/p>

不夠1番茄，就合并。簡單任務(wù)可以合起來做。

流程　

計(jì)劃；在每一天的開始，從Activity inventory 活動清單中選出你今天要完成的任務(wù)，優(yōu)先考慮他們，并把他們記在to do today 工作計(jì)劃表中；

追蹤；按照to do today 完成任務(wù)，加上計(jì)劃外的緊急事件（當(dāng)日需要做的），記錄每項(xiàng)任務(wù)所耗用的番茄時(shí)間；　

記錄檔案；每天的結(jié)束時(shí)，把已經(jīng)完成的任務(wù)記錄在檔案（自己建，可以用書本，也可用電子表格）中。

分析；“你要跟蹤和記錄什么，取決于你要觀察什么”　　

進(jìn)階過程　　

第一階段：弄清任務(wù)時(shí)間，把“下一步動作（計(jì)劃任務(wù)）”詳細(xì)些（路徑劃）。例如：不是“看一本書”而是“看某本書到第幾頁或者某章”。　　

第二階段：減少被打斷的次數(shù)　

內(nèi)部中斷 - 我們打斷自己　　

使這些中斷清晰可見；每當(dāng)潛在的終端出現(xiàn)時(shí)，標(biāo)一個(gè)撇號（'）在工作表上要記錄番茄的位置。然后執(zhí)行下列操作之一：

如這事確實(shí)迫在眉睫，不可拖延，把他標(biāo)記在今日待辦表格的“計(jì)劃外緊急”區(qū)?！?/p>

將這事記在活動清單里，標(biāo)上一個(gè)U（計(jì)劃外），如果需要的話給他定一個(gè)期限?！?/p>

強(qiáng)化你的決心，完成當(dāng)前番茄鐘。在標(biāo)上撇號后，繼續(xù)完成給定工作，直到番茄鐘響鈴?！?/p>

那些計(jì)劃外緊急事物，可以有下列處理選項(xiàng)；　

他們可以在下一個(gè)番茄鐘完成（但仍然以番茄衡量），頂替其他活動位置?！?/p>

他們可以重新安排在今天某個(gè)時(shí)候完成，頂替其他活動位置。　

盡可能地將它們的番茄鐘向后排，這樣有助于學(xué)習(xí)識別，什么才是真正的緊急，同時(shí)增加這些活動的可控和可計(jì)劃程度。

外部中斷 - 我們被人打斷　

根據(jù)經(jīng)驗(yàn)來說，一般所謂緊急的活動，通?？梢酝七t25分鐘到2小時(shí)（4番茄）。按照你的方式完成活動，并且安排緊急任務(wù)。使這些中斷清晰可見　　

每當(dāng)某人某事打斷了番茄鐘時(shí)，畫一個(gè)（-）在記錄番茄的位置旁邊。然后執(zhí)行下列操作之一：　　

在今日待辦表格的“計(jì)劃外緊急區(qū)”，記下新的活動，并填上與對方商定的最后期限?！　?/p>

在活動清單表格記下它，標(biāo)一個(gè)U（計(jì)劃外），如果需要的話給他定一個(gè)期限。　

強(qiáng)化你的決心，完成當(dāng)前番茄鐘。在標(biāo)上減號后，繼續(xù)完成給定工作，直到番茄鐘響鈴?！　?/p>

每天撥出1個(gè)番茄鐘（或更多，如果需要的話），來處理緊急中斷?！?/p>

寫在最后　

番茄工作法僅提供參考，不一定適合每個(gè)人，可以挑選適合自己的那一部分來進(jìn)行使用。比如說調(diào)整每個(gè)番茄鐘的時(shí)間，對于我來說25分鐘太少了，所以大家也可以根據(jù)自己的工作效率來調(diào)整。由于本身的專注程度和工作效率就很高，所以我只是摘選了其中的工作規(guī)劃來提高自己的規(guī)劃能力。最適合自己的才是最好的，希望你能借著番茄工作法給你些靈感。　

寫在最后的最后　

番茄工作法不適用于思維需要突破天際的工作，又或者說閱讀之類需要持續(xù)性的工作。因?yàn)槲覄倓傇谧铋_頭提到過，任何工作都是由重啟成本的。對于思路和創(chuàng)意來說，一旦被打斷要再爆炸一次就很難了。