索賠函是在商務(wù)活動(dòng)中當(dāng)出現(xiàn)爭議糾紛后，受損方為了維護(hù)權(quán)益和解決問題而用書面形式向違約一方提出索賠要求的信函。

之所以寫索賠函，是想通過協(xié)商來解決問題，因此寫索賠函前一定要分清是非責(zé)任，收集足夠證據(jù)，寫作時(shí)注意措辭和語氣的禮貌，促使事態(tài)朝有利于索賠的方向發(fā)展。

索賠條款主要包括索賠的依據(jù)、期限、賠償損失的辦法和金額等內(nèi)容。

索賠函一般包括如下內(nèi)容：

1．簡述事由。

2．陳述違約事實(shí)。

3．說明索賠理由。

4．陳述對方違約給自己帶來的損失。

5．提出具體的索賠要求。

在寫作索賠函前，應(yīng)先認(rèn)真研讀買賣雙方簽訂的合同的相關(guān)規(guī)定細(xì)則和雙方交易過程中有關(guān)的往來函電，分清是非責(zé)任。并且提供足夠的書面文件和有關(guān)方面的證明。提出索賠要求應(yīng)合情合理，不能漫天要價(jià)。應(yīng)根據(jù)引起索賠的原因和不同的索賠情形選擇相應(yīng)的措詞和語氣。

(一)標(biāo)題

即件名或主題，在第一行居中用較大字體標(biāo)注，指出信函的主要內(nèi)容?？梢灾苯訒鴮憽八髻r函”、“索賠信”等字樣。

細(xì)節(jié)提示

◆標(biāo)注件名或主題的目的是使受信者一打開信函就知道其內(nèi)容，也方便對方分發(fā)或歸檔時(shí)參考。

◆一般多采用概括事由的方式，如“關(guān)于××問題的索賠致×××的函”、“××問題的索賠函”。

◆件名或主題要根據(jù)需要而用，不是說每函必有，可以酌情省略。

(二)稱謂

在標(biāo)題之下另起一行或直接在第一行頂格書寫受信者的名稱。稱謂后加冒號(hào)。

細(xì)節(jié)提示

◆受信者的名稱可以是單位或部門名稱，也可以是個(gè)人姓名。

◆如果沒有具體的受信人，則寫單位或部門的名稱，如“××公司行政部”。

◆如果有具體的受信人，其姓名前面可以加上“尊敬的”等敬語，后面應(yīng)當(dāng)加上“先生”、“女士”、“經(jīng)理”、“主任”等稱呼，如“尊敬的楊××經(jīng)理”。

◆也可以酌情采用單位或部門名稱加上負(fù)責(zé)人職銜的形式，如“尊敬的行政部經(jīng)理”。

(三)正文

在稱謂之下另起一行空兩格開始書寫，一般應(yīng)當(dāng)寫清事件的基本情況、對方違約的事實(shí)及證據(jù)、索賠的理由和依據(jù)、索賠的意見和要求以及期盼對方合作等內(nèi)容。

細(xì)節(jié)提示

◆陳說索賠事項(xiàng)要冷靜，不要意氣用事。

◆解釋索賠理由要清楚具體。

◆提出索賠要求要合情合理。

◆要抱著相信對方的態(tài)度，適當(dāng)表達(dá)期望和感謝之情。

(四)結(jié)語

在正文之下另起一行空兩格書寫“此致”二字，再另起一行頂格書寫“敬禮”二字，后面不必加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

細(xì)節(jié)提示

◆如果正文結(jié)尾已表達(dá)“感謝合作”之類的意思，結(jié)語也可以省略。

(五)落款

在正文或結(jié)語的右下方署上寫信者的名稱。在署名的下方寫上寫信的日期。

細(xì)節(jié)提示

◆寫信者的名稱可以是單位或部門名稱，也可以是個(gè)人姓名。

◆如果寫信者的名稱是單位或部門名稱，應(yīng)當(dāng)書寫其全稱或規(guī)范化簡稱。

◆如果寫信者的名稱是個(gè)人姓名，前面可以標(biāo)示其單位或部門名稱。

◆如果隨函附有相關(guān)證明材料，可以在落款下方另起一行頂格書寫“附件：×××票據(jù)復(fù)印件”等附件說明語。

　索賠函

××皮革公司：

我公司于××年×月訂購貴公司的100件(一件內(nèi)裝4個(gè)男用公文包)共400個(gè)男用公文包今已收到。但驗(yàn)收時(shí)，發(fā)現(xiàn)其中13件有不同程度的損壞，根據(jù)購貨協(xié)議，我們對此沒有任何責(zé)任。我公司此次訂購的公文包準(zhǔn)備在開春旺季作為主要商品銷售，因此希望貴公司在收到此函后能迅速予以調(diào)換，并按照購貨合同賠償由此而出現(xiàn)的延期損失，即對因損壞調(diào)換而延誤到貨日期的貨物按原價(jià)降低10％付款，并希望以后供貨能夠確保質(zhì)量，并按時(shí)供貨。

13件破損商品，我公司將在收到新商品的同時(shí)退還給貴公司。

敬請合作，并致

敬禮

　××服裝銷售有限公司

　××年×月×日