劃線更正法
1.什么是劃線更正法?
會(huì)計(jì)核算中,用劃線注銷原有記錄,以更正錯(cuò)誤的一種方法。
2.劃線更正法的特點(diǎn)
在填制記賬憑證、登記賬簿的過程中,如果發(fā)現(xiàn)文字或數(shù)字記錯(cuò)時(shí),先在錯(cuò)誤的文字或數(shù)字上劃一紅線,然后在劃線上方填寫正確的記錄。在劃線時(shí)如果是文字錯(cuò)誤,可只劃銷錯(cuò)誤部分;如果是數(shù)字上錯(cuò)誤,應(yīng)將全部數(shù)字劃銷,不得只劃銷錯(cuò)誤數(shù)字。劃銷時(shí)必須注意使原來的錯(cuò)誤字跡仍可辨認(rèn)。更正后,經(jīng)辦人應(yīng)在劃線的一端蓋章,以示負(fù)責(zé)。
3.劃線更正法適用性
1、在登賬以前發(fā)現(xiàn)的記賬憑證上的文字或數(shù)字的筆誤;
2、結(jié)賬前發(fā)現(xiàn)的純屬記賬中的文字或數(shù)字的筆誤(記賬憑證無錯(cuò)誤)。
4.更正的方法
先在錯(cuò)誤的文字或數(shù)字上劃一條紅線,表示予以注銷,然后將正確的文字或數(shù)字用藍(lán)字寫在被注銷的文字或數(shù)字的上方,并由更正人員在更正處蓋章。
5.用劃線更正法注意事項(xiàng)
對(duì)于數(shù)字差錯(cuò),在更正時(shí)就將錯(cuò)誤的數(shù)額全部劃消,而不能只劃消、更正其中的個(gè)另數(shù)碼;劃線注消的文字或數(shù)字應(yīng)保持其原有字跡仍可辨認(rèn)以備消查考。
6.劃線更正法的不足
《規(guī)范》規(guī)定:“登記賬簿時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤,應(yīng)當(dāng)將錯(cuò)誤的文字或者數(shù)字劃紅線注銷,但必須使原有字跡仍可辨認(rèn);然后在劃線上方填寫正確的文字或者數(shù)字,并由記賬人員在更正處蓋章?!薄坝捎谟涃~憑證錯(cuò)誤而使賬簿記錄發(fā)生錯(cuò)誤,應(yīng)當(dāng)按更正的記賬憑證登記賬簿?!备鶕?jù)《規(guī)范》的規(guī)定可以看出,劃線更正法適用的情況包括兩點(diǎn):一是記賬憑證填制無誤;二是登記賬簿時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤。如果這種錯(cuò)誤是在當(dāng)期發(fā)現(xiàn)的,劃線更正法的適用及更正方法毋庸置疑。但如果記賬憑證填制無誤,賬簿登記錯(cuò)誤是在本月已辦理結(jié)賬并報(bào)出會(huì)計(jì)報(bào)表后的次月才發(fā)現(xiàn)的,應(yīng)否更正?如何更正?對(duì)此《規(guī)范》尚未明確規(guī)定。
這種錯(cuò)誤如果不進(jìn)行更正,或是采用劃線更正法以外的兩種方法進(jìn)行更正,不僅使錯(cuò)賬更正方法的體系出現(xiàn)漏洞或混亂,而且發(fā)生錯(cuò)誤當(dāng)月記賬憑證與賬簿記錄不符的問題會(huì)一直存在,違背了賬、證一致的基本要求。如果采用一般的劃線更正法進(jìn)行更正,①會(huì)導(dǎo)致該賬戶本期發(fā)生額與期末余額產(chǎn)生變動(dòng),使已報(bào)出報(bào)表的相關(guān)信息與賬簿數(shù)據(jù)不符,影響賬、表的一致性;若對(duì)已報(bào)出報(bào)表進(jìn)行追蹤更正又是一個(gè)費(fèi)時(shí)費(fèi)工的過程。②如果該賬戶是一個(gè)損益類科目,對(duì)其更正不僅會(huì)涉及其他賬戶的連鎖更正,而且會(huì)造成發(fā)生錯(cuò)誤當(dāng)月的賬面“本年利潤(rùn)”賬戶余額與損益表上的“本年利潤(rùn)累計(jì)數(shù)”不同。按照損益表中“本年利潤(rùn)累計(jì)數(shù)=上月本年利潤(rùn)累計(jì)數(shù) +本月本年利潤(rùn)數(shù)”的對(duì)照填列關(guān)系,則會(huì)出現(xiàn)“本年利潤(rùn)累計(jì)數(shù)”的斷裂。
7.劃線更正法的完善
以上困難的存在,其原因是“劃線更正法”不能像紅字更正法和籃字更正法那樣,既適用于當(dāng)月錯(cuò)誤的更正,又適用于以前月份錯(cuò)誤的更正。為了保證賬、證、表的一致性,統(tǒng)一錯(cuò)帳更正方法的適用情況,可以考慮采用“留錯(cuò)改錯(cuò)”的變通劃線更正方法,即按照賬簿登記的錯(cuò)誤數(shù)字,對(duì)以前月份該筆業(yè)務(wù)的記賬憑證上的金額進(jìn)行規(guī)范的劃線更正,同時(shí)在該記賬憑證的摘要欄注明“留錯(cuò)改錯(cuò)”或“變通更正”及變更日期,把“記賬憑證填制無誤,賬簿登記錯(cuò)誤”人為的變更為“記賬憑證填制錯(cuò)誤,導(dǎo)致賬簿登記錯(cuò)誤”,以便在發(fā)現(xiàn)的月份按正常的適用方法進(jìn)行更正。這樣變通更正首先能夠避免出現(xiàn)連鎖更正的不便,防止報(bào)表數(shù)據(jù)斷裂,維持賬證、賬表相符,又可以符合錯(cuò)賬更正方法的適用情況,達(dá)到更正的目的。同時(shí)也擴(kuò)展了錯(cuò)賬更正方法的適用性,進(jìn)一步完善了會(huì)計(jì)的基本方法。
雖然這樣更正與“更正錯(cuò)賬”的主旨相悖,但卻能解決這種特殊情況下錯(cuò)賬的更正問題,做到賬、證、表相一致。就如同我們“查賬”有從憑證查起的順查,或是從報(bào)表查起的逆查,貌似不是在查賬,最終卻能達(dá)到查賬的目的。