函詢法是指查賬人員根據(jù)查賬的具體需要，設(shè)計(jì)出已定格式的函件寄給有關(guān)單位和人員，根據(jù)對方的回答來獲取有關(guān)資料，或?qū)δ承﹩栴}予以證實(shí)的一種查詢方法。

在每一查賬過程中，許多查賬事項(xiàng)的最終查核要依賴被查單位以外的其他有關(guān)方面如應(yīng)收賬款及應(yīng)付賬款是否真實(shí)，可能在被查單位的賬面上是無懈可擊的，但實(shí)際上根本就不存在，而是被查單位虛構(gòu)債權(quán)債務(wù)借以達(dá)到某種目的。但實(shí)際情況到底怎樣，需要債務(wù)單位及債權(quán)單位書面證明或由查賬人員直接審查他們的賬目，或親自詢問對方。然而，對凡需從被查單位以外的其他方面獲得證明材料的查賬事項(xiàng)，如果一一都由查賬人員親自到他方所在地核實(shí)取證，一般是難以辦到的。因?yàn)?，核?shí)取證所需的人力、財(cái)力常常較大，一般難以承受。實(shí)際上，只要對方確定存在，且與被查單位不存在串通舞弊的可能，雙方不存在極強(qiáng)的依賴關(guān)系，則由他方按照查賬人員的要求回答的信函，其證據(jù)效用同查賬人員親臨現(xiàn)場獲取的證據(jù)材料的效用是相當(dāng)?shù)?。因此，函詢在查賬過程中被經(jīng)常采用，對證實(shí)某些問題極為有效。

按要求對方單位回答方式的不同，函詢可分為積極函詢和消極函詢兩種。

1、積極函詢

積極函詢是指對函證的內(nèi)容，不管在什么情況下，都要求對方直接以書面文件的形式向查賬人員作出答復(fù)，如無回音可再次發(fā)函催詢。其特別是手續(xù)麻煩，但能取得書面證據(jù)，主要用于金額大、時(shí)間長、疑點(diǎn)多的賬項(xiàng)的審查。

2、消極函詢

消極函詢是指對于函詢的內(nèi)容，只有當(dāng)對方認(rèn)為還存在異議時(shí)，才要求對方直接以書面文件的形式向查賬人員作出答復(fù)，否則到一定時(shí)間被視作確認(rèn)無異。其特別是手續(xù)簡單，但不能排除收函單位應(yīng)回而未予回函的情況，往往不能確定是否達(dá)到詢證的目的，一般適用于金額小、疑點(diǎn)少、往來正常款項(xiàng)的查證。至于在何種情況下應(yīng)使用積極函詢或消極函詢，一般應(yīng)視函詢業(yè)務(wù)事項(xiàng)的具體情況而定。

函詢法的技術(shù)要點(diǎn)在于：

1、選擇函詢的方法即采用積極函詢還是采用消極函詢。

2、設(shè)計(jì)函詢函的格式和內(nèi)容。

3、有關(guān)函詢事宜的妥善處置。

函詢方式的選擇要根據(jù)查賬工作的具體需要，凡是在賬務(wù)資料上能查清的問題。能在被查單位內(nèi)部弄清的問題就無需采取函詢的形式。因?yàn)楹兊男偶敌枰^長的時(shí)間，有時(shí)可能石沉大海，有去無回，而查賬人員事先對此無法確切把握，一旦函件出現(xiàn)阻礙就有可能延誤查賬的進(jìn)程，因此查賬人員不能對函詢抱有十分把握，只有到非函詢不可的地步，才組織實(shí)施函詢。

函詢的事宜經(jīng)過查賬人員的討論商議，一般情況下查賬人員不得以個(gè)人的名義函詢，而只能經(jīng)過查賬小組組長同意后，以查賬小組或委托機(jī)構(gòu)的名義進(jìn)行。

函詢所采用的方式：

應(yīng)視查證的內(nèi)容及其重要性而定，一般情況，以下的內(nèi)容宜采用積極函詢法。

1、查賬的事宜特別重要對于弄清事實(shí)、查清問題有重要的作用，而查賬人員對此存在很大疑義，但尚未掌握充分證據(jù)，需要通過函詢提供有力而準(zhǔn)確的資料依據(jù)。所謂重要可據(jù)以下特征來衡量：所查事項(xiàng)涉及較大金額，對查賬目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)影響重大；所查賬事項(xiàng)或業(yè)務(wù)事關(guān)重大，對查賬項(xiàng)目的進(jìn)展起關(guān)鍵作用；是查賬項(xiàng)目取得突破的“瓶頸”，如果該問題不能突破，查賬項(xiàng)目將功場子一簣；案件定性、定量所需要的重要事實(shí)、情節(jié)、數(shù)據(jù)金額、單據(jù)等。

2、經(jīng)過對被查單位內(nèi)部調(diào)查取證，幾乎所有的查賬程序和方法均實(shí)施后仍一辭行莫展，通過函詢可望取得新的證據(jù)材料，弄清有關(guān)事實(shí)真相。

3、應(yīng)查證事項(xiàng)的發(fā)生、發(fā)展涉及到被查單位以外的許多人和事，其背景材料和有關(guān)資料大多存于被查單位以外，而這些材料對查賬工作不可缺少。

4、應(yīng)查證事項(xiàng)與查賬日相距甚遠(yuǎn)，在被查單位內(nèi)證據(jù)材料已自然消失或中斷，采用積極函詢法有利于內(nèi)部潛在的證據(jù)材料的恢復(fù)。

5、被查單位內(nèi)有關(guān)人員對被查業(yè)務(wù)作了偽裝，并制訂了攻守同盟，而需要從其外部打開缺口。

6、其他需要采用積極函詢的情況。

除此之外的其他被查事宜，可以采用消極函詢方法。消極函詢法適用于對一般事項(xiàng)的查證，如是否存在信用期內(nèi)的應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)、與客戶是否保持正常業(yè)務(wù)往來、稅務(wù)結(jié)算有無拖欠、企業(yè)供貨是否及時(shí)、市場營銷是否平穩(wěn)等等，消極函詢發(fā)出一定數(shù)量的函詢函，只有一部分被確認(rèn)或回函，便算達(dá)到發(fā)函目的；消極發(fā)函所取得材料只能作為旁證材料，間接擴(kuò)棄或補(bǔ)充支持查賬結(jié)論。

函詢函的設(shè)計(jì)要突出查賬人員提出的問題，且易于理解，便于回答，不致于導(dǎo)致誤解和異議。

函詢函的形式：

函詢函的形式可以有多種，常見的是調(diào)查表格，但也可以是圖表式和文字式。

回答問題的方式可以是說明式、是否式、填充式、打勾式等，但積極函詢法下必須留出空間給被調(diào)查人發(fā)表自己意見，即部分采用說明式。 調(diào)查的內(nèi)容應(yīng)包括以下幾個(gè)方面：

1、查賬部門或單位的名稱，即說明函詢者主體的身份；如系審計(jì)機(jī)關(guān)，應(yīng)寫是：“××審計(jì)機(jī)關(guān)函件”字樣；如系稅務(wù)部門，應(yīng)寫明“××稅務(wù)局函件”字樣。等等。

2、被函詢單位和個(gè)人名稱，單位應(yīng)寫明法定全稱，個(gè)人應(yīng)寫明其所在單位或通訊地址。

3、函詢的目的，要求證實(shí)的內(nèi)容和提供資料數(shù)據(jù)，此項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)說明清楚，指向明確，寫清應(yīng)證實(shí)的業(yè)務(wù)名稱、內(nèi)容、經(jīng)手人、涉及的人與事、發(fā)生的時(shí)間、數(shù)量規(guī)模、金額憑證及其號碼等等，并留有被函詢?nèi)嘶卮饐栴}的空檔。

4、函詢的具體要求，包括回答的方式、內(nèi)容、格式和復(fù)函的時(shí)間、回答人的簽名、單位的蓋章等。

5、其他禮貌之語。

6、發(fā)函單位的名稱（蓋章）、發(fā)函時(shí)間等。

函詢函的格式設(shè)計(jì)各查賬單位有所不同，沒有統(tǒng)一的要求。

實(shí)施巧函詢的基本點(diǎn)：

1、盡量給予被函詢者方便，給被函詢?nèi)朔奖愕扔诮o給工作帶來方便，給對方越多的方便，同時(shí)也給自己收回函詢的希望越大，所以查賬人員既要考慮函詢的總體設(shè)計(jì)的簡明扼要，也要注意一些細(xì)微方面的處置，如是否在函詢中附上回函的郵票，回函的信封是否已設(shè)計(jì)好（一般將函詢函反過來粘貼起來即可），回函信封上的收件人地址、郵編和收件人是否已注明，函詢函中是否寫明“謝謝合作”、“多謝支持”等禮貌之語等等；在函詢函中是否通知對方我方的電話號碼和聯(lián)絡(luò)方法是否要求對方提供電話和聯(lián)絡(luò)方法—這就對以后查尋一些不明事項(xiàng)是十分必要和有益的。

2、為了保證函詢的效果，有關(guān)函詢的事宜應(yīng)保密，避免由被查單位人員辦理和參與有關(guān)函詢的事宜，包括選擇決定函詢單位或個(gè)人、寫函詢函、函詢函封口、投遞、答復(fù)函的接收等，以防其竄改函件或從中舞弊摻假。

3、如果發(fā)現(xiàn)被查單位知悉查賬人員調(diào)查的行蹤，應(yīng)采取補(bǔ)救措施，如增加函詢單位或個(gè)人、改變函詢內(nèi)容、改用其他調(diào)查取證的方法等；在采取積極函詢法下，規(guī)定的時(shí)間后仍未收到對方復(fù)函，也應(yīng)采取一定補(bǔ)救措施，如可再度發(fā)函、親自派員前往調(diào)查、委托有關(guān)部門和人員就地取證等。

4、對發(fā)函和收函工作應(yīng)做好必要的記錄工作特別是對發(fā)函的數(shù)量、單位、內(nèi)容及經(jīng)辦人等信息，應(yīng)排出編號、列出清單、載明時(shí)間，記錄在案；如系逾期未收的積極函詢函，采取補(bǔ)救辦法的也應(yīng)注明其措施的具體內(nèi)容和實(shí)施情況；對已收到的回函應(yīng)將其結(jié)果記入查賬工作底稿，有時(shí)回函結(jié)果不甚滿意的也應(yīng)在底稿中說明。