牛皮紙法是用于過(guò)程分析的另一種方法。蓋米尼咨詢公司的管理咨詢顧問(wèn)奈爾·格拉斯在他撰寫的《管理論叢》一書中，對(duì)這種方法進(jìn)行了描述。

牛皮紙法是確定某一過(guò)程真實(shí)狀況的有效工具。當(dāng)管理者試圖對(duì)企業(yè)內(nèi)部的過(guò)程流作出解釋時(shí)，由于他們沒有實(shí)際從事這些工序或任務(wù)的經(jīng)驗(yàn)，因此往往將分析的終點(diǎn)定位于“應(yīng)當(dāng)怎樣做”，而不是“實(shí)際需要做些什么”。這使得他們常常忽視了問(wèn)題的根本目標(biāo)，或漏掉了過(guò)程中能夠得到改進(jìn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。牛皮紙法能夠確保管理者準(zhǔn)確無(wú)誤地繪制出過(guò)程流。

牛皮紙圖的形成要經(jīng)過(guò)以下步驟：

1、 與一些和你要用牛皮紙法研究的過(guò)程的主要部分有聯(lián)系的人進(jìn)行面談，以便了解流程中的主要活動(dòng)、信息流、關(guān)系網(wǎng)、數(shù)量和指標(biāo)等。將由此獲得的對(duì)過(guò)程的粗略認(rèn)識(shí)畫在一張紙上。

2、 在一面墻上貼一張大牛皮紙，通常約4-6米長(zhǎng)，1-2米高。然后用“即時(shí)貼”自粘便條紙、紙和流程中的文件在牛皮紙上畫出流程的草圖。

3、 邀請(qǐng)開始時(shí)面談過(guò)的人來(lái)評(píng)論牛皮紙上的業(yè)務(wù)流程，檢查你是否正確的表示了他們的描述，從而開始對(duì)改進(jìn)業(yè)務(wù)流程中的什么地方有了一點(diǎn)初步認(rèn)識(shí)。你可以把這些主意寫在一種不同顏色的自粘便條紙上，突出表示出來(lái)。

4、現(xiàn)在你已經(jīng)準(zhǔn)備好邀請(qǐng)?jiān)诹鞒讨泄ぷ骰蛘呤艿搅鞒逃绊懙娜搜刂鴫匆槐檫@張牛皮紙，一個(gè)人一個(gè)人的看可以，6-8人一組看也行，讓他們提出自己想到的改進(jìn)建議。再把這些意見用自粘便條紙?zhí)砑由先ァ５酱藭r(shí)為止，已經(jīng)有幾個(gè)人看過(guò)了這張牛皮紙，你通常也已經(jīng)得到了至少50條意見。

5、 最后，當(dāng)你收集到了所有改進(jìn)意見時(shí)，你可以用這張牛皮紙作為建立新業(yè)務(wù)流程的依據(jù)。

盡管看起來(lái)很簡(jiǎn)單，牛皮紙法卻是讓流程中各個(gè)層次上和各個(gè)群體中的人都參與分析和重新設(shè)計(jì)其工作方式的一種效率很高的方法。你通?？梢园押軓?fù)雜的過(guò)程變得很實(shí)在、很直觀，使人能夠用一種新角度看待這些流程，還能使他們必須改進(jìn)什么才能改善這些流程。

牛皮紙法的好處是，在作出昂貴的最終決策前，管理者可以通過(guò)讓員工“走過(guò)新過(guò)程”的方式，檢驗(yàn)各種改進(jìn)措施的合理與否。

牛皮紙使他們第一次直觀地看到整個(gè)流程。由于職能部門或者地理因素形成的界限，他們以前只能了解流程中與他們直接相關(guān)的那一部分。因此，你把來(lái)自流程中各個(gè)環(huán)節(jié)上的人都聚集在牛皮紙前，就可以幫助他們對(duì)別人的運(yùn)作問(wèn)題多一點(diǎn)了解，讓他們知道該怎樣做才能使其他人的生活更簡(jiǎn)單一些。