定性資料是以文字、圖形、錄音、錄象等非數(shù)字形式表現(xiàn)出來的研究資料。定性資料有兩個來源——實地源和文獻源。定性資料的實地源包括訪談、個案研究、開放式問卷、非結(jié)構(gòu)觀察；文獻源包括與研究主題相關(guān)的著作、論文等。

資料整理過程可以與資料收集過程同步。在這種情況下，通過把資料與研究目不斷對照，研究者能夠?qū)倓偸占降馁Y料進行各方面考核。在這個過程中，研究者能及時發(fā)現(xiàn)資料存在的缺陷，有可能采取有效措施加以補救。例如，研究者在訪談過程中發(fā)現(xiàn)談話的內(nèi)容偏離了研究主題，可以用一定訪談技巧把談話重新聚焦到研究主題上。資料整理過程也可以在資料收集過程以后的一段時間內(nèi)集中進行。在這種情況下，研究者面對的資料比較全面，進行的活動比較單一，能夠提高整理的效率和水平。在現(xiàn)實的研究中，兩種做法互不矛盾，經(jīng)常結(jié)合在一起使用。

定性資料整理過程主要包括三個步驟。

1、定性資料審核

資料審核是對資料進行審查和核實，消除原始資料中虛假、短缺、冗余等現(xiàn)象，保證資料的真實、完整、簡潔，為進一步加工整理奠定基礎(chǔ)。對定性資料的審核集中在真實性、準(zhǔn)確性和適用性三個方面。

研究者所收集到的資料有時包含虛假成分。研究者的粗心大意、被試的抵制和不合作、研究環(huán)境的干擾、研究工具存在的誤差等都會造成研究資料虛假。研究者對千辛萬苦收集到的資料要舍得“去偽存真”、“忍痛割愛”，因為資料的錯誤將直接導(dǎo)致結(jié)論的失真。

進行真實性審查的主要方法有：

1)經(jīng)驗法：研究者根據(jù)原有經(jīng)驗、常識，檢查資料與它是否吻合。

2)邏輯分析法：研究者考察資料的內(nèi)在邏輯，檢查資料是否自相矛盾。

3)比較法：研究者比較收集到的資料與相關(guān)資料的一致性，核實資料的真實性。例如，比較不同觀察者使用相同方法對同一觀察對象進行同一方面觀察所收集的資料，如果發(fā)現(xiàn)兩者一致性較高，一般認(rèn)為資料真實可靠。

4)來源分析法：研究者考察文獻資料的來源，核實資料的真實性。一般而言，當(dāng)事人的敘述比局外人的可靠，有記錄的資料比傳說的可靠，引用率高的文獻比引用率低的可靠。

定性資料的真實性審查主要涉及資料與反映對象的關(guān)系，真實性審查目的是達到兩者統(tǒng)一。定性資料的準(zhǔn)確性審查把研究目的作為審查標(biāo)準(zhǔn)，考察所收集到的資料對于研究目的或研究問題解決是否相關(guān)及相關(guān)的程度。為使定性資料更為簡潔、典型，要放棄那些本身正確但與研究問題不相關(guān)或相關(guān)不大的資料。

定性資料的適用性審查主要考察定性資料是否適合于分析和解釋，即現(xiàn)有的資料在廣度和深度上能否得出研究結(jié)論。資料的適用性可以從質(zhì)和量兩個方面來考察。資料的深度、廣度、集中與完整性都屬于質(zhì)的方面；資料的分量屬于量的方面。從質(zhì)的方面說，資料在集中與完整的前提下，在深度和廣度上越是與研究結(jié)論相似，資料的適用性就越高；從量的方面說，定性結(jié)論強調(diào)研究資料來源廣泛性，單一資料難以驗證結(jié)論。

2、定性資料分類

分類是研究者運用比較法鑒別出資料內(nèi)容的共同點和差異點，然后根據(jù)共同點將資料歸為較大的類，根據(jù)差異點將資料劃為較小的類，從而將各種資料區(qū)分為具有一定從屬關(guān)系的系統(tǒng)。

資料分類最重要的工作是選擇分類的標(biāo)準(zhǔn)，因為在不同的分類標(biāo)準(zhǔn)下得到的結(jié)果會顯示或隱藏資料之間的差異之處。例如，以權(quán)利、財產(chǎn)、聲望為標(biāo)準(zhǔn)對人的社會地位進行分類和以人對生產(chǎn)資料的占有對人的社會地位進行分類，不僅得到的結(jié)論不同，而且彰顯的意義也有很大差別。

研究者在研究起始階段可以選擇資料的外部形態(tài)作為分類標(biāo)準(zhǔn)，如資料的來源、生成時間。隨著研究的深入，研究者可以選擇資料的內(nèi)在涵義作為分類標(biāo)準(zhǔn)，如資料所涉及的問題域、所采用的研究方法、所體現(xiàn)的思維方式、可能得出的結(jié)論等。

分類標(biāo)準(zhǔn)確定以后，研究者還必須遵守形式邏輯提出的分類原則，主要包括：

1）分類要體現(xiàn)研究目的。分類是為了使資料進一步有條理，更加有力地說明研究結(jié)論。

2）分類后的各子項互斥。分類后的各小類不能相互包含，即不能在外延上有交叉。如將人分成男人、女人和老人就違反了這條原則，因為男人和女人中都有老人。這只是一個簡單的例子。在實際的研究中，由于我們對研究對象認(rèn)識不清，很容易犯類似錯誤。

3）分類對象外延等于各子項外延之和。資料分類不是資料篩選，必須保證分類對象完整性。如把學(xué)生分成男學(xué)生和女學(xué)生是正確的，但是把學(xué)生分成男共青團員學(xué)生和女共青團員學(xué)生就錯了，因為學(xué)生中還有黨員和非黨員、非團員者。

4）每次分類只根據(jù)一個標(biāo)準(zhǔn)。如前所述，不同的分類標(biāo)準(zhǔn)下得到的結(jié)果會顯示或隱藏資料之間的差異之處，只有堅持用一個分類標(biāo)準(zhǔn)完成一次分類才能保證分類的正確性。

3、定性資料匯總和編輯

匯總和編輯就是在分類以后對資料按一定的邏輯結(jié)構(gòu)進行編排。邏輯結(jié)構(gòu)要根據(jù)研究目的、要求和客觀情況確定，要使匯總編輯后的資料既反映客觀情況，又說明研究問題。匯總和編輯資料有兩個基本要求。

1）完整系統(tǒng)：資料大小類目要井井有條、層次分明，能系統(tǒng)完整地反映研究對象的面貌。

2）簡明集中：使用盡可能簡潔、清晰的語言，集中說明研究對象的客觀情況，并注明資料的來源和出處。