在行政管理的實踐中，一些行政管理活動不能或不完全能用數(shù)量、速度、消耗指標(biāo)來測定，行政效率有時并不以物質(zhì)的形態(tài)表現(xiàn)出來，而是以精神形態(tài)表示出來。不同的行政領(lǐng)導(dǎo)，他的精力、能力、氣質(zhì)在行政工作中完全可以表現(xiàn)出不同的行政效率。行政工作人員對上級都有較強(qiáng)的分辨能力和相應(yīng)的信任度。行政領(lǐng)導(dǎo)的舉手投足都會在行政工作人員身上產(chǎn)生影響，影響著他們的情緒、工作數(shù)量和質(zhì)量。這種對行政效率的內(nèi)在的影響，只能通過觀察行政領(lǐng)導(dǎo)對下屬的影響力的大小，對行政效率作用力的大小來籠統(tǒng)地、卻又是直觀地測量與評價。這些影響力是不能用簡單的數(shù)字所能表述清楚的。

功能指標(biāo)測定法是以某個假想的設(shè)定值為標(biāo)準(zhǔn)，將所有反映行政效率的因素設(shè)為一定量，并依照行政管理實踐的結(jié)果，把得到的各種對比值進(jìn)行計算，再比相同類型的比值進(jìn)行比較，得出相應(yīng)的行政效率的值。

這種計算方法帶有很大的局限性，各行政單位的實際情況又不盡相同，因此很難進(jìn)行橫向比較，不能全面地、客觀地反映整體行政效率。這種測定法對于管理者在一個部門內(nèi)的行政管理活動的評估，只有一定意義。