在行政管理的實踐中，一些行政管理活動不能或不完全能用數(shù)量、速度、消耗指標來測定，行政效率有時并不以物質的形態(tài)表現(xiàn)出來，而是以精神形態(tài)表示出來。不同的行政領導，他的精力、能力、氣質在行政工作中完全可以表現(xiàn)出不同的行政效率。行政工作人員對上級都有較強的分辨能力和相應的信任度。行政領導的舉手投足都會在行政工作人員身上產(chǎn)生影響，影響著他們的情緒、工作數(shù)量和質量。這種對行政效率的內在的影響，只能通過觀察行政領導對下屬的影響力的大小，對行政效率作用力的大小來籠統(tǒng)地、卻又是直觀地測量與評價。這些影響力是不能用簡單的數(shù)字所能表述清楚的。

功能指標測定法是以某個假想的設定值為標準，將所有反映行政效率的因素設為一定量，并依照行政管理實踐的結果，把得到的各種對比值進行計算，再比相同類型的比值進行比較，得出相應的行政效率的值。

這種計算方法帶有很大的局限性，各行政單位的實際情況又不盡相同，因此很難進行橫向比較，不能全面地、客觀地反映整體行政效率。這種測定法對于管理者在一個部門內的行政管理活動的評估，只有一定意義。