設(shè)備臺帳管理是指各單位依據(jù)其權(quán)限對其本單位臺帳的管理各單位臺帳與設(shè)備科臺帳是一致的，主要數(shù)據(jù)由設(shè)備科進(jìn)行維護(hù)，少量數(shù)據(jù)由各單位自行維護(hù)。

設(shè)備臺帳管理主要用于插入、更新、查詢和刪除設(shè)備臺帳信息。^[2]

設(shè)備臺帳管理主要通過對設(shè)備分類統(tǒng)計臺帳的管理、維修費用臺帳的管理、更新費用臺帳的管理獲得設(shè)備更詳細(xì)的信息。^[3]

設(shè)備的使用期開始于該設(shè)備被列入固定資產(chǎn)。在設(shè)備的同定資產(chǎn)檔案中有兩種類型的數(shù)據(jù)：一是設(shè)備自身所固有的，如設(shè)備名稱、型號、出廠日期等；另一類是隨著設(shè)備運行而產(chǎn)生的，如設(shè)備的大修次數(shù)、累計開啟時問、折舊情況等。設(shè)備臺帳管理就是對設(shè)備的所有數(shù)據(jù)按實際要求進(jìn)行處理，如輸入、查詢、計算、打印等等，其基本要求有如下幾點：

1．設(shè)備臺帳的登記

在設(shè)備臺帳管理系統(tǒng)中，首要的問題是進(jìn)行設(shè)備固定資產(chǎn)登記。登記的數(shù)據(jù)多時就容易出現(xiàn)失誤，所以我們在建立數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)時，必須給每一個字段定義正確的字段類型，宇段長度按使用要求給定。此外，設(shè)計表單時我們還可以通過設(shè)定控件屬性來監(jiān)控輸入，如利用文本框控件的InputMask和Maxlengh兩個屬性分別控制輸入格式和輸入字符的個數(shù)。周到細(xì)致的考慮將會提高輸入的速度和準(zhǔn)確率。

2．?dāng)?shù)據(jù)的修改

修改數(shù)據(jù)是對數(shù)據(jù)表中記錄的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，或是增添、刪除記錄。它是用戶操作的主要內(nèi)容之一，因為輸入的數(shù)據(jù)不可能永遠(yuǎn)不出差錯，另一方面，由于設(shè)備隨著使用年限的增加，設(shè)備的性能也會變化等等。如果在設(shè)備臺帳管理系統(tǒng)中有多個相關(guān)的數(shù)據(jù)表存在，這時就需要給字段設(shè)定各種字段特性、在表與表之問建立永久性關(guān)聯(lián)等，以減少人為的錯誤修改，維護(hù)數(shù)據(jù)庫、表數(shù)據(jù)的正確性。

3．設(shè)備信息的查詢與統(tǒng)計

此項最能體現(xiàn)計算機(jī)在設(shè)備管理中的優(yōu)越性。以往諸如“根據(jù)設(shè)備編號查詢該設(shè)備的其它參數(shù)”、“統(tǒng)計現(xiàn)有設(shè)備的設(shè)備凈值”等工作都靠人工完成，無法做到高效、準(zhǔn)確。現(xiàn)在可以利用Visual FoxPro提供的查洳設(shè)計器，經(jīng)由一些簡單的條件設(shè)置、字段選擇等，從單個或多個數(shù)據(jù)表中搜索滿足條件的記錄，并可以根據(jù)查詢結(jié)果輸出報表、表格和圖形。此外，查詢設(shè)計器在分組統(tǒng)計方面的功能也能得以充分利用。

4．設(shè)備臺帳的折舊計算

設(shè)備的大修、改造和更新，需要有資金，而這些資金是在設(shè)備的使用過程中，以折舊形式逐漸積累起來的，設(shè)備是通過生產(chǎn)過程，逐漸將其價值轉(zhuǎn)移到產(chǎn)品成本中去的。為了使設(shè)備具有一定的生產(chǎn)能力，補(bǔ)償設(shè)備在使用過程中的消耗，必須將所生產(chǎn)的產(chǎn)品的一部分利潤，用于補(bǔ)償設(shè)備的生產(chǎn)能力，即進(jìn)行設(shè)備的折舊計算。在以前手工計算折舊的過程中，進(jìn)行分類折舊的計算是相當(dāng)繁瑣的，而計算機(jī)進(jìn)行此類運算則相當(dāng)簡單，只用一、二條語句就可以實現(xiàn)。

5．打印設(shè)備臺帳相關(guān)資料

改備資產(chǎn)卡片、設(shè)備臺帳表和設(shè)備清點登記表等相關(guān)資料是反映企業(yè)設(shè)備資產(chǎn)狀況的主要依據(jù)。本模塊的作用就是提供上報的報表和本單位設(shè)備檔案的存根。