催款函是在商務活動中針對到期應付而未付的欠款，以書面形式提醒并催促對方付款結賬的信函。

寫催款函除了達到催收欠款的目的外，還要注意不應當因為催款而影響雙方的友好關系和繼續(xù)合作，所以不要因為催款傷害雙方感情，形成敵意。

通常來說，催款函要包括以下主要條款：

1．欠款單位的全稱和賬號；

2．欠款的原因；

3．欠款的時間；

4．欠款的金額；

5．發(fā)票號碼；

6．建議處理措施或意見。

(一)標題

即件名或主題，在第一行居中用較大字體標注，指出信函的主要內容?？梢灾苯訒鴮憽按呖詈薄ⅰ按呖钚拧钡茸謽?。

細節(jié)提示

◆標注件名或主題的目的是使受信者一打開信函就知道其內容，也方便對方分發(fā)或歸檔時參考。

◆可以在文種名稱前面加上單位名稱，即寫成“××公司催款函”的形式。

◆件名或主題要根據(jù)需要而用，不是說每函必有，可以酌情省略，但催款函為了醒目地提示對方，建議不省略。

(二)稱謂

在標題之下另起—行或直接在第一行頂格書寫受信者的名稱。稱謂后加冒號。

細節(jié)提示

◆受信者的名稱可以是單位或部門名稱，也可以是個人姓名。

◆如果沒有具體的受信人，則寫單位或部門的名稱，如“××公司行政部”。

◆如果有具體的受信人，其姓名前面可以加上“尊敬的”等敬語，后面應當加上“先生”、“女士”、“經理”、“主任”等稱呼，如“尊敬的姚××經理”。

◆也可以酌情采用單位或部門名稱加上負責人職銜的形式，如“尊敬的行政部經理”。

(三)正文

在稱謂之下另起一行空兩格開始書寫，一般應當寫上對方欠款的事項、時間、原因、金額、發(fā)票號碼等信息，再說明催款單位的處理意見，如提醒對方及時付款、商議其他付款方式、最后的付款期限等，必要時還可以寫上催款單位的地址、電話、經辦人等。

細節(jié)提示

◆出于保持友好關系的考慮，催款函可以分階段發(fā)出：第一階段主要予以提醒，第二階段應當直接催款，第三階段酌情“最后通牒”。

◆不論哪個階段，語氣、措辭都要保持理性，禮貌得體，不要尖酸刻薄，諷刺挖苦。

◆也可以制作催款單模板填寫相關項目即可。

(四)結語

在正文之下另起一行空兩格書寫“恭?！薄ⅰ绊樧！钡缺硎竟е斨獾脑~語，再另起一行頂格書寫“生意興隆”、“財源亨通”等表達祝愿之意的話，后面不必加標點符號。

細節(jié)提示

◆不要因為催款而忽略了結語的公關功能。

◆如果是最后通牒階段，結語使用“此致——敬禮”更顯得堅定而有禮。

(五)落款

在正文或結語的右下方署上寫信者的名稱。在署名的下方寫上寫信的日期。

細節(jié)提示

◆寫信者的名稱可以是單位或部門名稱，也可以是個人姓名。

◆如果寫信者的名稱是單位或部門名稱，應當書寫其全稱或規(guī)范化簡稱。

◆如果寫信者的名稱是個人姓名，前面可以標示其單位或部門名稱。

◆如果隨函附有相關證明材料，可以在落款下方另起一行頂格書寫“附件：×××票據(jù)復印件”等附件說明語。

范例1：

尊敬的XX公司研發(fā)部：

貴公司××年×月×日從我公司購買的一批打印機，雙方協(xié)議于××月×日付款，現(xiàn)已過期20天有余，請盡快付清款額。良好的信譽是我們雙方應共同遵守的，如果貴公司有什么日難，可來人來函商議付款事宜。聯(lián)系方式：XXXXXXXX。

望速回音。

恭祝

生意興隆

　××辦公用品公司銷售部

　××年×月X日

范例2：

尊敬的XX公司負責人：

貴公司應于X月×日向我公司付款一事遲遲未兌現(xiàn)，現(xiàn)已過付款期1個月有余，其間多次去函催問，未見回音。我公司投入再生產急需該筆款額，請務必于×月X日前付清全部貨款，以免發(fā)生向法院提出訴訟等不愉快事宜。

此致

敬禮

××辦公用品公司

××年×月X日

范例3：

尊敬的XXX先生：

貴方于X×年X月X日訂購××節(jié)能燈管60箱，貨款金額合計1．5萬元，發(fā)票號為X××XX。貴方業(yè)務繁忙，疏忽大意在所難免，故致函提醒，敬請執(zhí)行結算。我公司賬號XXXXXX。逾期按照銀行規(guī)定加收2‰的罰金。如有特殊情況，請與我公司財務科××聯(lián)系。

電話：××××××郵編：×××××地址：×××××

謝謝。

××公司事業(yè)部

××年×月×日