催款函是在商務(wù)活動(dòng)中針對(duì)到期應(yīng)付而未付的欠款，以書面形式提醒并催促對(duì)方付款結(jié)賬的信函。

寫催款函除了達(dá)到催收欠款的目的外，還要注意不應(yīng)當(dāng)因?yàn)榇呖疃绊戨p方的友好關(guān)系和繼續(xù)合作，所以不要因?yàn)榇呖顐﹄p方感情，形成敵意。

通常來說，催款函要包括以下主要條款：

1．欠款單位的全稱和賬號(hào)；

2．欠款的原因；

3．欠款的時(shí)間；

4．欠款的金額；

5．發(fā)票號(hào)碼；

6．建議處理措施或意見。

(一)標(biāo)題

即件名或主題，在第一行居中用較大字體標(biāo)注，指出信函的主要內(nèi)容。可以直接書寫“催款函”、“催款信”等字樣。

細(xì)節(jié)提示

◆標(biāo)注件名或主題的目的是使受信者一打開信函就知道其內(nèi)容，也方便對(duì)方分發(fā)或歸檔時(shí)參考。

◆可以在文種名稱前面加上單位名稱，即寫成“××公司催款函”的形式。

◆件名或主題要根據(jù)需要而用，不是說每函必有，可以酌情省略，但催款函為了醒目地提示對(duì)方，建議不省略。

(二)稱謂

在標(biāo)題之下另起—行或直接在第一行頂格書寫受信者的名稱。稱謂后加冒號(hào)。

細(xì)節(jié)提示

◆受信者的名稱可以是單位或部門名稱，也可以是個(gè)人姓名。

◆如果沒有具體的受信人，則寫單位或部門的名稱，如“××公司行政部”。

◆如果有具體的受信人，其姓名前面可以加上“尊敬的”等敬語，后面應(yīng)當(dāng)加上“先生”、“女士”、“經(jīng)理”、“主任”等稱呼，如“尊敬的姚××經(jīng)理”。

◆也可以酌情采用單位或部門名稱加上負(fù)責(zé)人職銜的形式，如“尊敬的行政部經(jīng)理”。

(三)正文

在稱謂之下另起一行空兩格開始書寫，一般應(yīng)當(dāng)寫上對(duì)方欠款的事項(xiàng)、時(shí)間、原因、金額、發(fā)票號(hào)碼等信息，再說明催款單位的處理意見，如提醒對(duì)方及時(shí)付款、商議其他付款方式、最后的付款期限等，必要時(shí)還可以寫上催款單位的地址、電話、經(jīng)辦人等。

細(xì)節(jié)提示

◆出于保持友好關(guān)系的考慮，催款函可以分階段發(fā)出：第一階段主要予以提醒，第二階段應(yīng)當(dāng)直接催款，第三階段酌情“最后通牒”。

◆不論哪個(gè)階段，語氣、措辭都要保持理性，禮貌得體，不要尖酸刻薄，諷刺挖苦。

◆也可以制作催款單模板填寫相關(guān)項(xiàng)目即可。

(四)結(jié)語

在正文之下另起一行空兩格書寫“恭?！薄ⅰ绊樧！钡缺硎竟е?jǐn)之意的詞語，再另起一行頂格書寫“生意興隆”、“財(cái)源亨通”等表達(dá)祝愿之意的話，后面不必加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

細(xì)節(jié)提示

◆不要因?yàn)榇呖疃雎粤私Y(jié)語的公關(guān)功能。

◆如果是最后通牒階段，結(jié)語使用“此致——敬禮”更顯得堅(jiān)定而有禮。

(五)落款

在正文或結(jié)語的右下方署上寫信者的名稱。在署名的下方寫上寫信的日期。

細(xì)節(jié)提示

◆寫信者的名稱可以是單位或部門名稱，也可以是個(gè)人姓名。

◆如果寫信者的名稱是單位或部門名稱，應(yīng)當(dāng)書寫其全稱或規(guī)范化簡稱。

◆如果寫信者的名稱是個(gè)人姓名，前面可以標(biāo)示其單位或部門名稱。

◆如果隨函附有相關(guān)證明材料，可以在落款下方另起一行頂格書寫“附件：×××票據(jù)復(fù)印件”等附件說明語。

范例1：

尊敬的XX公司研發(fā)部：

貴公司××年×月×日從我公司購買的一批打印機(jī)，雙方協(xié)議于××月×日付款，現(xiàn)已過期20天有余，請(qǐng)盡快付清款額。良好的信譽(yù)是我們雙方應(yīng)共同遵守的，如果貴公司有什么日難，可來人來函商議付款事宜。聯(lián)系方式：XXXXXXXX。

望速回音。

恭祝

生意興隆

　××辦公用品公司銷售部

　××年×月X日

范例2：

尊敬的XX公司負(fù)責(zé)人：

貴公司應(yīng)于X月×日向我公司付款一事遲遲未兌現(xiàn)，現(xiàn)已過付款期1個(gè)月有余，其間多次去函催問，未見回音。我公司投入再生產(chǎn)急需該筆款額，請(qǐng)務(wù)必于×月X日前付清全部貨款，以免發(fā)生向法院提出訴訟等不愉快事宜。

此致

敬禮

××辦公用品公司

××年×月X日

范例3：

尊敬的XXX先生：

貴方于X×年X月X日訂購××節(jié)能燈管60箱，貨款金額合計(jì)1．5萬元，發(fā)票號(hào)為X××XX。貴方業(yè)務(wù)繁忙，疏忽大意在所難免，故致函提醒，敬請(qǐng)執(zhí)行結(jié)算。我公司賬號(hào)XXXXXX。逾期按照銀行規(guī)定加收2‰的罰金。如有特殊情況，請(qǐng)與我公司財(cái)務(wù)科××聯(lián)系。

電話：××××××郵編：×××××地址：×××××

謝謝。

××公司事業(yè)部

××年×月×日