新聞發(fā)布會(huì)又稱“記者招待會(huì)”，是公關(guān)組織直接向新聞界發(fā)布有關(guān)組織信息、解釋組織重大事件而舉辦的專題活動(dòng)。

• 正規(guī)隆重：形式正規(guī)，檔次較高。參加者有身份和地位。

• 溝通活躍：發(fā)布信息、相互問答，雙方溝通時(shí)間長(zhǎng)，接觸較深。

• 傳播迅速：發(fā)布信息迅速快，擴(kuò)散面廣，社會(huì)影響大。

　　（一）時(shí)間選擇要恰當(dāng)

　　選擇適合記者的時(shí)間，而不是適合組織自己的時(shí)間，兩個(gè)原則：

　　第一、應(yīng)盡量避開假節(jié)日和重大社會(huì)活動(dòng)的時(shí)間。因?yàn)閷?duì)媒體而言，節(jié)日或重大活動(dòng)比新聞發(fā)布會(huì)更重要，記者無(wú)分身術(shù)。如香港的每周六的賽馬日、澳門的周六賽狗日，一般不舉行新聞發(fā)布會(huì)。

　　第二、會(huì)議時(shí)間一般安排在上午10時(shí)或下午3時(shí)，總時(shí)間60分鐘左右為佳。因?yàn)檫@個(gè)時(shí)間對(duì)記者最方便。

　?。ǘ┻x擇主題要合適，主要的注意事項(xiàng)有：

　　第一、主題應(yīng)有較大的新聞價(jià)值。重大、新鮮的新聞才能吸引記者。否則會(huì)出現(xiàn)新聞發(fā)布會(huì)無(wú)記者到場(chǎng)的尷尬局面。

　　第二、新聞主題要單一，內(nèi)容要簡(jiǎn)明扼要，不能浪費(fèi)時(shí)間。否則會(huì)給記者留下不好的印象，以后再召開這類會(huì)議時(shí)，記者就不愿參加了；在一個(gè)新聞發(fā)布會(huì)上，不能同時(shí)發(fā)布幾個(gè)主題新聞。

• 根據(jù)主題準(zhǔn)備好各種材料：發(fā)言稿、宣傳材料、為記者準(zhǔn)備的新聞稿、答記者問的備忘錄等 。

• 確定主持人和發(fā)言人：發(fā)言人應(yīng)由組織的主要領(lǐng)導(dǎo)人擔(dān)任；主持人則由公關(guān)部負(fù)責(zé)人擔(dān)任。兩人事先應(yīng)熟悉發(fā)言稿。

• 確定所邀請(qǐng)記者的范圍：根據(jù)發(fā)布信息的重要性確定所邀記者的范圍。但于組織有密切聯(lián)系的新聞機(jī)構(gòu)和記者不能遺漏。

• 選擇合適的會(huì)場(chǎng)基本要求：交通方便；設(shè)施完善。最好利用大型會(huì)務(wù)中心、專業(yè)新聞中心或大飯店、大賓館會(huì)議室。

• 做好預(yù)算，留有余地

• 主持人宣布會(huì)議開始，介紹發(fā)言人、來(lái)賓和新聞單位；

• 發(fā)言人發(fā)布新聞、介紹詳細(xì)情況。

• 記者提問，發(fā)言人逐一回答。

• 主持人宣布結(jié)束。

• 參觀或其他安排。

• 事前作好排練，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。

• 對(duì)待各媒體記者一視同仁，不能有任何區(qū)別。

• 與組織的宣傳口徑保持一致。

• 做好會(huì)議的接待和記錄工作。

• 主持人和發(fā)言人要注意言談舉止和會(huì)場(chǎng)的氣氛引導(dǎo)。在發(fā)言冷場(chǎng)時(shí)，適時(shí)引導(dǎo)*記者提問，而在記者爭(zhēng)相提問時(shí)，又要維持好會(huì)場(chǎng)次序。

• 事先準(zhǔn)備好回避問題的方式和技巧。

• 避免造成對(duì)立情緒，在發(fā)現(xiàn)對(duì)立苗頭時(shí)，要善于控制和化解。

• 全面收集與會(huì)記者在媒體上發(fā)表的文章，將其歸類分析，檢查有無(wú)漏發(fā)信息。

• 統(tǒng)計(jì)已發(fā)表的稿件和記者名，計(jì)算發(fā)稿率，作為今后邀請(qǐng)記者的參考數(shù)據(jù)。

• 對(duì)已發(fā)稿的記者，給予特別的聯(lián)系和致謝，加強(qiáng)與他們的友誼。

• 電話追蹤記者對(duì)會(huì)議的接待、服務(wù)的意見。發(fā)現(xiàn)問題，搶先及時(shí)道歉。