新聞發(fā)布會又稱“記者招待會”，是公關(guān)組織直接向新聞界發(fā)布有關(guān)組織信息、解釋組織重大事件而舉辦的專題活動。

• 正規(guī)隆重：形式正規(guī)，檔次較高。參加者有身份和地位。

• 溝通活躍：發(fā)布信息、相互問答，雙方溝通時間長，接觸較深。

• 傳播迅速：發(fā)布信息迅速快，擴(kuò)散面廣，社會影響大。

　　（一）時間選擇要恰當(dāng)

　　選擇適合記者的時間，而不是適合組織自己的時間，兩個原則：

　　第一、應(yīng)盡量避開假節(jié)日和重大社會活動的時間。因?yàn)閷γ襟w而言，節(jié)日或重大活動比新聞發(fā)布會更重要，記者無分身術(shù)。如香港的每周六的賽馬日、澳門的周六賽狗日，一般不舉行新聞發(fā)布會。

　　第二、會議時間一般安排在上午10時或下午3時，總時間60分鐘左右為佳。因?yàn)檫@個時間對記者最方便。

　?。ǘ┻x擇主題要合適，主要的注意事項(xiàng)有：

　　第一、主題應(yīng)有較大的新聞價值。重大、新鮮的新聞才能吸引記者。否則會出現(xiàn)新聞發(fā)布會無記者到場的尷尬局面。

　　第二、新聞主題要單一，內(nèi)容要簡明扼要，不能浪費(fèi)時間。否則會給記者留下不好的印象，以后再召開這類會議時，記者就不愿參加了；在一個新聞發(fā)布會上，不能同時發(fā)布幾個主題新聞。

• 根據(jù)主題準(zhǔn)備好各種材料：發(fā)言稿、宣傳材料、為記者準(zhǔn)備的新聞稿、答記者問的備忘錄等 。

• 確定主持人和發(fā)言人：發(fā)言人應(yīng)由組織的主要領(lǐng)導(dǎo)人擔(dān)任；主持人則由公關(guān)部負(fù)責(zé)人擔(dān)任。兩人事先應(yīng)熟悉發(fā)言稿。

• 確定所邀請記者的范圍：根據(jù)發(fā)布信息的重要性確定所邀記者的范圍。但于組織有密切聯(lián)系的新聞機(jī)構(gòu)和記者不能遺漏。

• 選擇合適的會場基本要求：交通方便；設(shè)施完善。最好利用大型會務(wù)中心、專業(yè)新聞中心或大飯店、大賓館會議室。

• 做好預(yù)算，留有余地

• 主持人宣布會議開始，介紹發(fā)言人、來賓和新聞單位；

• 發(fā)言人發(fā)布新聞、介紹詳細(xì)情況。

• 記者提問，發(fā)言人逐一回答。

• 主持人宣布結(jié)束。

• 參觀或其他安排。

• 事前作好排練，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。

• 對待各媒體記者一視同仁，不能有任何區(qū)別。

• 與組織的宣傳口徑保持一致。

• 做好會議的接待和記錄工作。

• 主持人和發(fā)言人要注意言談舉止和會場的氣氛引導(dǎo)。在發(fā)言冷場時，適時引導(dǎo)*記者提問，而在記者爭相提問時，又要維持好會場次序。

• 事先準(zhǔn)備好回避問題的方式和技巧。

• 避免造成對立情緒，在發(fā)現(xiàn)對立苗頭時，要善于控制和化解。

• 全面收集與會記者在媒體上發(fā)表的文章，將其歸類分析，檢查有無漏發(fā)信息。

• 統(tǒng)計(jì)已發(fā)表的稿件和記者名，計(jì)算發(fā)稿率，作為今后邀請記者的參考數(shù)據(jù)。

• 對已發(fā)稿的記者，給予特別的聯(lián)系和致謝，加強(qiáng)與他們的友誼。

• 電話追蹤記者對會議的接待、服務(wù)的意見。發(fā)現(xiàn)問題，搶先及時道歉。