首先是傳統(tǒng)的辦公模式，已經(jīng)不再適應(yīng)現(xiàn)代辦公理念的新形勢。無紙化辦公概念的內(nèi)涵得到了極大的擴(kuò)展，并得以實(shí)現(xiàn)。但無紙化辦公在給我們的辦公帶來革新的同時,也帶了一些新的挑戰(zhàn)。自動化辦公、無紙化辦公突出的特點(diǎn)是突破了傳統(tǒng)意義上的工作方式和用工制度，但證據(jù)的認(rèn)定和采信卻是所必需面對的法律問題。

我們必須要分析集團(tuán)企業(yè)OA系統(tǒng)/EAS系統(tǒng)運(yùn)用中，涉及操作人員電子簽名和系統(tǒng)形成數(shù)據(jù)電文的法律風(fēng)險。

首先是（1）電子簽名，操作人員通過密碼（用于識別簽名人身份）登錄指定的OA或EAS系統(tǒng)并使用系統(tǒng)中同意或不同意的管理模塊，表明其認(rèn)可其中數(shù)據(jù)內(nèi)容的行為。其次是（2）數(shù)據(jù)電文，是指操作人員通過自己設(shè)定的密碼登錄指定的OA或EAS電子系統(tǒng)，并使用系統(tǒng)中數(shù)據(jù)錄入和上傳等功能模塊在OA或EAS系統(tǒng)中生成、發(fā)送、接收或者儲存的信息文件。

我們需要了解1、電子簽名和數(shù)據(jù)電文的法律效力

按照法律規(guī)定，使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的文書，不得僅因?yàn)槠洳捎秒娮雍灻?、?shù)據(jù)電文的形式而否定其法律效力，可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力。

還需要了解2、數(shù)據(jù)電文作為證據(jù)的使用

按照法律規(guī)定，數(shù)據(jù)電文不得僅因?yàn)槠涫且噪娮踊蛘哳愃剖侄紊伞l(fā)送、接收或者儲存的而被拒絕作為證據(jù)使用。

最高人民法院《關(guān)于行政訴訟證據(jù)若干問題規(guī)定》（2002）第64條規(guī)定：“以有形載體固定或者顯示的電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件以及其他數(shù)據(jù)資料，其制作情況或真實(shí)性經(jīng)對方當(dāng)事人確認(rèn)，或者以公證等其他有效方式予以證明的，與原件具有同等的證明效力?！毙枰⒁獾氖?，公證也只能證明某種結(jié)果事實(shí)，但不能證明行為過程。

另外么還需知道3、電子簽名主體確定性和數(shù)據(jù)電文內(nèi)容確定性方面的法律風(fēng)險

由于業(yè)務(wù)及大量風(fēng)險控制工作均是由電腦程序和軟件系統(tǒng)完成，所以，電子信息系統(tǒng)的技術(shù)性和管理性安全就成為網(wǎng)絡(luò)辦公運(yùn)行的最為重要的技術(shù)風(fēng)險。雖然設(shè)計有多層安全系統(tǒng)，并不斷出現(xiàn)新的、安全性的技術(shù)及方案，以保護(hù)信息系統(tǒng)的平穩(wěn)運(yùn)行，但是安全系統(tǒng)仍然是網(wǎng)絡(luò)中最為薄弱的環(huán)節(jié)。這種風(fēng)險既來自計算機(jī)系統(tǒng)停機(jī)、磁盤列陣破壞等不確定因素，也來自網(wǎng)絡(luò)外部的數(shù)字攻擊，偽造、盜用、冒用他人電子簽名，以及計算機(jī)病毒破壞等因素，以及技術(shù)本身的有限性導(dǎo)致的風(fēng)險——電子簽名主體確定性和數(shù)據(jù)電文內(nèi)容確定性方面的法律風(fēng)險。

按照法律規(guī)定，審查數(shù)據(jù)電文作為證據(jù)的真實(shí)性，首先審查其技術(shù)的可靠性：

（1）生成、儲存或者傳遞數(shù)據(jù)電文方法的可靠性；（2）保持內(nèi)容完整性方法的可靠性；（3）用以鑒別發(fā)件人方法的可靠性。

為了防止電子簽名無效或數(shù)據(jù)電文真實(shí)性不被認(rèn)可，應(yīng)從技術(shù)角度注意以下事項(xiàng)：

1. 確保數(shù)據(jù)電文符合以下形式和保存要求
   （1）能夠有效地表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供隨時調(diào)取查用；
   （2）能夠可靠地保證自最終形成時起，內(nèi)容保持完整、未被更改。數(shù)據(jù)電文的格式與其生成、發(fā)送或者接收時的格式相同，或者格式不相同但是能夠準(zhǔn)確表現(xiàn)原來生成、發(fā)送或者接收的內(nèi)容；
   （3）能夠識別數(shù)據(jù)電文的發(fā)件人、收件人以及發(fā)送、接收的時間。
   符合上述第（1）和第（2）項(xiàng)的要求，即可被視為“原件”。

2. 確保電子簽名為可靠的電子簽名：
   （1）電子簽名制作數(shù)據(jù)用于電子簽名時，屬于電子簽名人專有；
   （2）簽署時電子簽名制作數(shù)據(jù)僅由電子簽名人控制；
   （3）簽署后對電子簽名的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)；
   （4）簽署后對數(shù)據(jù)電文內(nèi)容和形式的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)。

3. .成本等可行的，必要時可由依法設(shè)立的電子認(rèn)證服務(wù)提供者提供認(rèn)證服務(wù)。
   電子認(rèn)證服務(wù)，是指持有《電子認(rèn)證服務(wù)許可證》的電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)，為電子簽名相關(guān)各方提供真實(shí)性、可靠性驗(yàn)證的活動。

為了防止電子簽名無效或數(shù)據(jù)電文真實(shí)性不被認(rèn)可，從法律風(fēng)險制度保證角度即便目前的技術(shù)足以維護(hù)電子簽名的完整性與真實(shí)性，但其難以應(yīng)對快速的科技進(jìn)步，一旦從其他環(huán)節(jié)破壞電子簽名可靠性的技術(shù)出現(xiàn)，則數(shù)據(jù)電文和電子簽名的可靠性將大打折扣。僅以電子簽名和數(shù)據(jù)電文作為唯一得證據(jù)，其法律證明效力較弱扣。需要將電子證據(jù)與其他證據(jù)互相印證，盡可能排除了可能的疑點(diǎn)。

建議與操作人員簽署責(zé)任書，明確電子簽名人應(yīng)當(dāng)妥善保管電子簽名制作數(shù)據(jù)。電子簽名人知悉電子簽名制作數(shù)據(jù)已經(jīng)失密或者可能已經(jīng)失密時，應(yīng)當(dāng)及時告知有關(guān)各方，并終止使用該電子簽名制作數(shù)據(jù)。

form關(guān)于無紙化辦公信息系統(tǒng)使用的法律風(fēng)險評估
武志國woo_eye@qq.com

簡單的說，無紙化之后，共示的方式變了，需要員工確認(rèn)的方式也變了。從法律上看，就是一定要保證電子簽名的有效，作為確認(rèn)的合理合法依據(jù)，避免出現(xiàn)糾紛時，對方的電子簽名并不作為確認(rèn)的法律參考，那就麻煩了。