高效會(huì)議的會(huì)前準(zhǔn)備從以下六個(gè)方面展開(kāi)，包括明確會(huì)議目的；確定會(huì)議議題及時(shí)間分配；選定參加者；選定會(huì)議場(chǎng)所；發(fā)布會(huì)議通知；事先分發(fā)會(huì)議資料。

首先，要明確會(huì)議的目的。一般會(huì)議的目的有以下幾種：

（1）信息傳達(dá)型。向參會(huì)者傳遞經(jīng)營(yíng)管理方面的信息，主要是信息通報(bào)，參會(huì)者的角色主要是聽(tīng)取和記錄，會(huì)后傳達(dá)。

（2）問(wèn)題解決型。會(huì)議主要是解決經(jīng)營(yíng)管理中的問(wèn)題，例如產(chǎn)供銷協(xié)調(diào)會(huì)。

（3）制訂計(jì)劃型。會(huì)議主要是制訂目標(biāo)計(jì)劃，通過(guò)會(huì)議討論計(jì)劃的合理性，以及部門之間的銜接配合。

（4）利益調(diào)整型。會(huì)議主要解決組織調(diào)整、權(quán)力調(diào)整和利益調(diào)整等問(wèn)題。

接下來(lái)，要確定會(huì)議議題及時(shí)間分配。并且對(duì)議題進(jìn)行分解，確定各項(xiàng)會(huì)議議題，并對(duì)會(huì)議議題是否符合會(huì)議目的進(jìn)行檢查。會(huì)議議題確定后，要合理分配整體時(shí)間以及各子議題分時(shí)間，包括：1、會(huì)議整體時(shí)間長(zhǎng)短的安排；各議題的討論時(shí)間長(zhǎng)短的安排；休息時(shí)間的安排。

然后要確認(rèn)參加會(huì)議的人員。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議參與人員的選擇要少而精，對(duì)會(huì)議參加者進(jìn)行選擇的條件如下。

（1）讓具有決定權(quán)的人參加。

（2）即使是其他部門的人，如果與會(huì)議有關(guān)系，也讓其參加。

（3）讓與會(huì)議主題有關(guān)的專家參加。

（4）讓能夠正確表達(dá)自己意見(jiàn)的人參加。

最后要準(zhǔn)備會(huì)議場(chǎng)地。會(huì)議場(chǎng)所是能夠提高會(huì)議效率的重要因素之一。合適的會(huì)議場(chǎng)所不僅能提高成效、促進(jìn)交流，而且可以使參加者感到愉快，提高會(huì)議效率。準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)包括場(chǎng)所選擇和會(huì)場(chǎng)布置兩個(gè)方面。

（1）會(huì)場(chǎng)場(chǎng)所選擇有以下幾個(gè)條件，包括：足夠的會(huì)議場(chǎng)地空間；與會(huì)人員與會(huì)務(wù)組均方便的場(chǎng)所；良好的照明、通風(fēng)、保暖（或送涼）設(shè)備；完善的會(huì)議設(shè)備，桌椅、白板、視聽(tīng)器材等；抗干擾。

（2）會(huì)場(chǎng)布置包括：會(huì)議桌椅安排；室內(nèi)裝飾（色調(diào)、標(biāo)語(yǔ)或橫幅、花草等）；會(huì)場(chǎng)設(shè)備調(diào)試；座次排列等。

除了準(zhǔn)備會(huì)議的場(chǎng)地以為，還需要事先分發(fā)會(huì)議資料。為了開(kāi)成意見(jiàn)紛呈的會(huì)議，就應(yīng)當(dāng)將事先傳達(dá)議題并盡可能提前分發(fā)討論資料作為堅(jiān)定不移的原則。對(duì)于定期召開(kāi)的會(huì)議的既定議題，其討論資料的事前分發(fā)工作也要在給出的日期之內(nèi)確定并執(zhí)行。

會(huì)議必須有主持人控制時(shí)間，管理流程，并且產(chǎn)出結(jié)論，并且布置會(huì)議后的作業(yè)，否則大部分會(huì)議都是在浪費(fèi)時(shí)間。